De Zeeuwse Zorg Datacoalitie (ZZD) beoogt om de Zeeuwse zorgtransformatie (IZA 2024-2027) te monitoren voor de Zeeuwse Zorg Coalitie (ZZC). Dit doet zij op 2 verschillende niveaus: op niveau van het gehele programma en op projectniveau. Monitoren van het programma gebeurt met behulp van een reportertool (online applicatie t.b.v. data-uitvraag) van waaruit kwartaalrapportages opgesteld worden, monitoring van de projecten gebeurt met behulp van de Impact monitor (online applicatie t.b.v. data-uitvraag) van waaruit ook rapportages opgesteld kunnen worden. In dit artikel wordt uitgelegd wat de ZZD en de ZZC is en hoe de monitoring ingericht is.
Zeeuwse Zorg Coalitie en Datacoalitie
De Zeeuwse Zorg Datacoalitie (ZZD) ondersteunt zorginstellingen in de regio bij het opzetten, onderbouwen en monitoren van projecten die bijdragen aan passende zorg en het dichten van het arbeidsmarkttekort in zorg en welzijn, hier genoemd de zorgkloof. De ZZD is onderdeel van de Zeeuwse Zorg Coalitie (ZZC): een netwerksamenwerking tussen Zeeuwse zorginstellingen samen met zorgverzekeraar CZ. De ZZC bestaat uit meer dan 75 deelnemende partijen die de krachten bundelen om de Zeeuwse zorg toegankelijk en betaalbaar te houden. Gezamenlijk stelden ze in 2023 een regioplan op. Een IZA-aanvraag is gedaan voor de eerste fase (2023 t/m 2027) van dit regioplan.
Reportertool en kwartaalrapportage
Vanuit de Reportertool worden elk kwartaal kwartaalrapportages gegenereerd. Met dit document wordt grip gehouden op de Zeeuwse zorgtransformatie en hier overkoepelend op bij te kunnen sturen. Daarnaast wordt het gebruikt om organisaties zelf te informeren over voortgang van KPI’s en mijlpalen zodat zij kunnen bijsturen indien het niet loopt zoals beoogd.
Dataverzameling
De data wordt elk kwartaal uitgevraagd aan organisaties binnen de Zeeuwse Zorg Coalitie via de Reportertool, een online applicatie. Organisaties geven hierin de waarde aan bij elke KPI of mijlpaal (dit gaat om indicatoren m.b.t. productie, capaciteit, kosten, procesindicatoren…). De ontvangen data wordt ingeladen in Power BI waarna een kwartaalrapportage wordt opgemaakt. Inmiddels is dit proces bijna volledig geautomatiseerd.
Rapportage
De rapportage geeft op hoofdniveau inzage in de stand van zaken in de Zeeuwse transformatie. Hierbij kijkt men bijvoorbeeld of de formatiedoelstellingen op personeel worden behaald, de productiviteit, hoe het staat met de uitnutting van het IZA-budget, de toegankelijkheid en de impact op quadruple aim ((ervaren) kwaliteit van zorg, gezondheid van de populatie, kosten per hoofd van de bevolking en werkplezier van professionals). Voor o.a. de zorgkloof en uitnutting van het IZA budget worden de resultaten gepresenteerd voor de hele regio. Per zorginstelling wordt een verdere verdieping gegeven op o.a. resultaten van de mijlpalen en KPI’s, en wordt ook inzichtelijk gemaakt hoeveel projecten in de ideefase of uitvoeringsfase zitten, en hoeveel projecten inmiddels al gemeten zijn.
Impact Monitor
Door het monitoren van individuele projecten kan worden aangetoond of projecten bijdragen aan die zorgtransformatie en zo ja, in welke mate ze hieraan bijdragen. De monitoring van projecten verloopt via de Impact Monitor. Dit is een platform waarop de dataverzameling plaatsvindt voor de projecten. Rapportages worden opgesteld voor informatievoorziening en als stuurinformatie.
Platform
Beheerders van het dataplatform kunnen een project eenmalig invoeren zodat alle parameters waarop gerapporteerd moet worden in het systeem staan en gekoppeld worden aan de juiste organisatie en rapporteur. Voorbeelden van parameters zijn aantal verpleegdagen op afdeling x, aantal patiënten met diagnose y of aantal OK’s op afdeling z. Het platform is zo ontwikkeld dat elk kwartaal nieuwe data ingevoerd kan worden over de relevante ontwikkeling van lopende projecten. Dit wordt gedaan door de aangewezen rapporteur binnen de organisatie, die deze data tot zijn/haar beschikking heeft.
Dataverzameling
Nadat het kwartaal is afgelopen krijgen alle rapporteurs een bericht dat zij de data van afgelopen kwartaal kunnen aanleveren voor de aan hen gekoppelde projecten. De aangeleverde data wordt met behulp van de power BI rapportage tool gepresenteerd in figuren.
Rapportage
Nieuw aangeleverde data wordt toegevoegd aan de figuren van al bestaande data. Door de structurele dataverzameling kan de impact van een project gemonitord worden en kunnen veranderingen over tijd zichtbaar gemaakt worden. In één overzicht is duidelijk hoe de parameters zich verhouden tot het vorige kwartaal en wat de impact van het project daadwerkelijk is in verhouding tot de beoogde impact per kwartaal die vooraf ingeschat werd. Op deze manier kunnen vorderingen nauw gevolgd worden en kan men tijdig bijsturen indien nodig.