Van regiobeeld naar regiofilm: hoe Maximaal Digitaal regionale zorgvraagstukken met data wil aanpakken

In gesprek met Sjoerd Broekman, projectleider van Datawerkplaats Maximaal Digitaal

“Ik denk altijd: we gaan gewoon bouwen.” Inmiddels weet Sjoerd Broekman wel beter. Zijn team bracht in kaart dat er bij elk regionaal datavraagstuk eigenlijk zestien rollen nodig zijn. Vertrouwen moet je verdienen, en echte impact kost soms jaren. Een gesprek over de weg van regiobeeld naar regiofilm, en over wat ervoor nodig is om de juiste data op het juiste moment op de juiste plek te krijgen. Want daar begint de juiste zorg.

Een paar jaar geleden verschenen overal in het land regiobeelden. De verwachting was eensgezind: we zouden overspoeld raken met ouderen en de wachtlijsten zouden uitpuilen. Inmiddels verschijnen er steeds meer berichten dat het in veel regio’s, in elk geval voorlopig, anders loopt. Dit houdt Broekman bezig: “We hebben jarenlang beleid gemaakt op regiobeelden die bij publicatie feitelijk alweer verouderd waren en waarbij de aanlevering van gegevens niet eenduidig ging. Er was ruimte voor kleuring van de data. Wij willen van voorspellen op momentopnames naar continu begrijpen wat er daadwerkelijk gebeurt.” Of, zoals het motto van de datawerkplaats luidt: van regiobeeld naar regiofilm.

Waarom het anders loopt dan voorspeld, wil de datawerkplaats wél kunnen verklaren. Een van de projecten: samen met het Ben Sajet Centrum en het Amsterdam Health & Technology Institute (AHTI) koppelt Maximaal Digitaal cliëntgegevens uit de elektronische dossiers aan microdata van het CBS. Die CBS-data lopen altijd achter, de EPD-data zijn dagactueel. “Ik denk dat we daardoor als eerste regio actueel kunnen beantwoorden hoe het kan dat het zorgsysteem niet acuut overspoeld is met ouderen”, zegt Broekman.

Maximaal Digitaal is een programma waarin de regio’s Amsterdam en Amstelland-Meerlanden samen inzetten op digitale hulpmiddelen. Het komt voort uit een samenwerking van tien ouderenzorgorganisaties. Ongeveer de helft van het programma is de datawerkplaats, die inmiddels voor vijftien organisaties werkt.

Van wat naar waarom

De datawerkplaats heeft inmiddels meerdere dashboards. Twee daarvan, over ketensamenwerking en over Verwijspunt 020, liggen in elkaars verlengde: het ene is meer strategisch en bedoeld voor bestuurders en managers, het andere meer tactisch-operationeel, voor zorgcoördinatoren en zorgbemiddelaars. Verwijspunt 020 verzorgt in de regio de zorgcoördinatie voor kortdurende ouderenzorg. Broekman: “Het dashboard wordt dagelijks ververst en eens per maand met alle bestuurders besproken. Tussendoor hebben de zorgbemiddelaars continu inzicht. Ontstaan er ergens bottlenecks, dan laat het dashboard dat objectief zien en stelt het de organisaties gezamenlijk in staat om het aan te pakken. Een maand later zien ze als het goed is dat het KPI-dashboard weer op groen staat.”

Figuur 1. Dashboard van de ketensamenwerking

Een ander dashboard volgt de implementatie van de medicijndispenser, die vanuit Maximaal Digitaal wordt ingezet. Het toont de grootste aandachtspunten, zodat innovatiemanagers weten waar ze op moeten letten. Volgens Broekman gaat er soms iets mis in het menselijk handelen, of is er een technische storing waarover een gesprek met de leverancier nodig is: “Dat doen we nu onderbouwd vanuit feiten. Uit onderzoek is bekend dat de dispenser beter werkt, mits bij de juiste doelgroep. Een volgende stap is dat we met een gericht experiment kijken of we vanuit data objectief vast kunnen stellen of hij ook bij de juiste mensen wordt ingezet.”

Figuur 2. Dashboard van de implementatie van de medicijndispenser

Toch ziet Broekman dashboards niet als eindpunt. “Dashboards zijn ook wel een beetje een noodzakelijk kwaad. Je wilt objectiveren en de data goed beschikbaar krijgen, maar met alleen dashboards ga je niet veel impact maken.” In 2027 gooit de datawerkplaats het daarom over een andere boeg: geen nieuwe dashboards meer, tenzij het echt nodig is, maar analyses die waarom-vragen beantwoorden. Volgens Broekman zijn die vooral interessant voor bestuurlijke besluitvorming. “Als je één waarom-vraag beantwoordt en je laat het zien, leiden de inzichten weer tot allerlei nieuwe vragen. Het is nooit af.”

Algoritmes met een lange adem

Niet alles wat de datawerkplaats doet, is vraaggestuurd. “We denken dat mensen bij zorgorganisaties nog niet altijd weten wat er mogelijk is met data. Dus we proberen ook weleens te inspireren.” Zo startte het team op eigen initiatief met process mining: een vorm van data science die ketensamenwerking deels automatisch analyseert en laat zien hoe bottlenecks ontstaan. Volgens Broekman kan dit snel impact hebben. Eind dit jaar verwacht hij een eerste dashboard.

Het project dat Broekman het leukste vindt om te zien of het gaat lukken, heeft juist meer tijd nodig: een algoritme dat per cliënt voorspelt waar die het beste vervolgzorg kan krijgen. Het weegt wensen als locatie of een tuin, en kijkt tegelijk naar de beste wachttijd voor de hele populatie. De hypothese is dat cliënten zo met hetzelfde personeel sneller op de juiste plek terechtkomen. Beloftes doet Broekman niet: “Ik durf niet te voorspellen wat de impact gaat zijn, dat weten we pas als we het veilig in de praktijk gaan testen.”

Volgende stap: ziekteverzuim

In 2027 gaat de datawerkplaats werken aan regionale inzichten over ziekteverzuim. Broekman: “De capaciteit wordt over het algemeen niet bepaald door bedden of plekken, maar door personeel. Daarom willen we onderzoeken of we op een veilige manier data van meerdere organisaties kunnen verbinden, met als ultieme doel om data als middel in te zetten voor verzuimpreventie.” Naast harde HR-gegevens zijn daarvoor zachte gegevens nodig over hoe medewerkers en teams erin zitten. Volgens Broekman is het een uitdaging om dit type data veilig beschikbaar te krijgen: “We gaan leren of en zo ja, hoe dat mogelijk wordt. De ondernemingsraden hebben hier een belangrijke stem in.”

Data bij de bron: geen doel op zich

Waar ‘data bij de bron’ landelijk het populaire architectuurprincipe is, kiest Maximaal Digitaal een eigen lijn: federatief waar dat meerwaarde heeft, centraal waar het verantwoord en doelmatig kan.  “Data bij de bron is voor mij geen doel op zich. De vraag is welk probleem je ermee oplost. Een cliënt leeft niet bij één zorgorganisatie, maar beweegt door een regionaal zorgnetwerk. Als je alle data organisatorisch gefragmenteerd houdt, maak je het beantwoorden van regionale vragen onnodig ingewikkeld. Wij kiezen daarom per toepassing bewust waar data het beste kan worden verwerkt, terwijl de bronhouder de regie houdt.” Of zoals Broekman het samenvat: “De juiste zorg op het juiste moment, op de juiste plek, vraagt om de juiste data, op het juiste moment, op de juiste plek.”

Bijkomend voordeel van het centraal beschikbaar hebben van data is dat het data scientists in staat stelt om hun belangrijke werk op een goede exploratieve manier, met een holistische blik te kunnen uitvoeren. Ook voor individuele zorgorganisaties is de infrastructuur interessant: via SIGRA gebruiken al zes organisaties hem als eigen datawarehoues. Zitten ze eenmaal op het platform, dan is data delen met de regio “technisch gesproken twee minuten werk”, zegt Broekman. “Al vraagt dat uiteraard wel een aantal randvoorwaarden die meer tijd kosten.” De techniek betalen de zorginstellingen dit jaar al zelf; over de rest moeten de bestuurders nog keuzes maken. “Ik denk dat de kans groot is dat we na 2027 subsidieonafhankelijk kunnen zijn.”

Figuur 3. Het datawarehouseplatform. Het datawarehouseplatform (het gehele appartementencomplex) biedt organisaties de mogelijkheid om samen te werken en data te delen binnen een Datawerkplaats (een verdieping in het complex). Daarnaast kan een organisatie ervoor kiezen om een eigen, beveiligde ruimte te huren: een afzonderlijk datawarehouse voor de eigen organisatie, oftewel een co-house.

Zestien rollen en veel vertrouwen

Achteraf zou Broekman met een totaal andere mindset zijn begonnen en minder naïef zijn ingestapt. Het team bracht in kaart dat er eigenlijk bij elk regionaal datavraagstuk zestien rollen of expertises nodig zijn, van juristen en privacyspecialisten tot inkoop, informatiebeveiliging en architectuur. Voor elke vraag werd dat opnieuw georganiseerd, en zo’n aanlooptraject kost al snel een half jaar. Sinds dit jaar wordt over projecten heen gekeken welke toepassingen op elkaar lijken, zodat telkens hetzelfde stramien gevolgd kan worden. “Dat gaat in ieder geval beter en een stukje sneller”, vertelt Broekman. Dat de voorbereiding tijd kost, heeft ook met vertrouwen te maken: “Het moet ons ook gegund worden. We werken heel erg aan vertrouwen bij bestuurders, CIO’s en andere betrokkenen. Als het één keer misgaat, kan het ook in één keer weg zijn.”

Daarnaast is expertise schaars. Volgens Broekman bestaat het centrale team uit twee fte en kan het een beroep doen op vier data scientists van deelnemende organisaties: “De hele Noord-Hollandse ouderenzorg heeft minder data scientists dan een middelgroot commercieel bedrijf, durf ik te zeggen.” Kleinere organisaties zonder IT- of data-afdeling zitten vaak niet aan tafel, omdat niemand intern voor de bestuurders kan vertalen wat het voor hen kan opleveren. Terwijl de infrastructuur juist ook voor hen geschikt is. De datawerkplaats ontwikkelt daarom met de organisaties die de expertise wel hebben en houdt rekening met de rest. Dat blijft balanceren. “Als je niet oppast, klagen de grote organisaties dat zij al het werk doen. En zeggen de kleine: ‘Dit is alleen voor en door de grote organisaties ontwikkeld, wat hebben wij eraan?’” Broekman pleit ervoor dat bestuurders meer data-expertise in huis halen, die ook in de regio ingezet mag worden. “Want heel veel gebeurt gewoon in de regio.”

Twee tips voor andere datawerkplaatsen

“Je moet echt uitkijken dat het polderen in de regio en het voldoen aan allerlei voorwaarden, architectuur, regelgeving en beheertaken niet ten koste gaat van je innovatiekracht”, waarschuwt Broekman. Daar horen twee concrete tips bij:

• Beleg beheer en opschaling buiten je innovatieprojecten. Maximaal Digitaal bracht dat onder bij SIGRA, zodat het eigen team ruimte houdt om te vernieuwen.
• Regel een jurist die vanuit je eigen organisatie of samenwerkingsverband werkt. Die kan alle rollen rond juridische zaken, inkoop, privacy en informatiebeveiliging aansturen en begeleiden.

Broekman maakt er geen geheim van dat het zoeken is. “We zijn echt een lerende organisatie en dat vind ik helemaal niet erg. Maar het wringt wel: hoeveel impact je in twee jaar kunt hebben, is daardoor heel beperkt.” De regiofilm is dus nog lang niet af. Maar de opnames zijn begonnen.